Quais as diferenças entre Lean Office e Lean Manufacturing?
Lean Office · 2020-10-01 · Produttare
O administrativo convive com desperdícios que a manufatura já eliminou. Veja as principais diferenças entre Lean Office e Lean Manufacturing e onde estão as oportunidades.
Thiago Menezes, Head de Lean Office da Produttare, explica como identificar grandes oportunidades dentro do mundo administrativo e as principais diferenças com o mundo da manufatura.
A maioria das organizações iniciou o Lean dentro da manufatura. Desta forma, podemos encontrar um nível de eficiência de produtividade bastante alto. Mas quando se olha para o mundo administrativo, percebe-se que muitas atividades ao migrarem do processo produtivo para o administrativo não foram pensadas de maneira enxuta.
Thiago apresenta alguns elementos para instigar você a sair da zona de conforto e entender onde estão as grandes oportunidades de melhoria dentro do processo administrativo. A partir deste entendimento é possível observar as diversas possibilidades do Lean Office através de exemplos e cases apresentados no webinar. Ao comparar o mundo da manufatura e o mundo administrativo, consegue-se identificar as principais dificuldades e os pontos de oportunidade.
Este conteúdo foi extraído do webinar "Os 3 elementos-chave para o Sucesso no Lean Office". O webinar completo está disponível no YouTube.
Lean Office: um mar de oportunidades
Enquanto na manufatura são desenhados processos para que as decisões importantes sejam feitas com mais segurança e de maneira mais enxuta, no mundo administrativo nos acostumamos com o desperdício.
Trazendo um exemplo: o processo de compra de matéria-prima em qualquer organização possui um processo estruturado, uma negociação de produtos e um analista de PCP que, geralmente, com um clique envia a ordem de compra para uma série de fornecedores. Por outro lado, no administrativo muitas vezes o processo exige a solicitação de autorização do gerente para comprar um simples pacote de post it.
No mundo administrativo nos acostumamos com o desperdício, com a burocracia, com as necessidades de aprovações para tudo e com as reuniões desnecessárias, além de uma série de desperdícios, porque tudo isso já faz parte do processo há muito tempo. Encontramos muitas pessoas que fazem atividades que não agregam valor do ponto de vista do cliente, como ajustes de informações do sistema, informações duplicadas ou inexistentes, processos lentos, esperas e dessincronia entre áreas.
Nas experiências da Produttare em projetos de Lean Office, mais de 90% do tempo das atividades realizadas nos escritórios não agrega valor do ponto de vista do cliente. O ebook Lean Office detalha os 8 desperdícios nas informações: papelada, complicação, invisibilidade, redundância, espera, reinserção de dados, variação no processo e retrabalho.
As divisões de negócio na área administrativa, construídas para auxiliar no aumento do desempenho das organizações, estão cheias de desperdícios. A maioria das pessoas está sobrecarregada, executando atividades diárias sem conseguir pensar na estratégia da empresa ou desenvolver algum projeto.
Quando analisamos o mundo administrativo, percebemos a quantidade de projetos enormes que não podem ou não conseguem ser lançados por conta da sobrecarga na rotina da equipe.
Possibilidades do Lean Office
Quando se implanta o Lean Office nos processos de negócio, surgem enormes possibilidades para reduzir o tempo de execução dos processos, que antes aconteciam em meses ou semanas, para dias.
Thiago menciona o caso de algumas escolas que acompanhou. Durante a pandemia de covid-19, muitas escolas tiveram que adaptar rapidamente suas aulas presenciais.
Com o Lean Office, algumas escolas em três ou quatro semanas conseguiram disponibilizar novos cursos no novo formato, processo que anteriormente levava em torno de três meses.
Na contabilidade, pode-se reduzir, por exemplo, o trabalho de fechamento do mês que duraria uma semana, para dois dias, e ainda eliminando desperdícios.
Onde estão as principais diferenças entre o mundo administrativo e o mundo da manufatura?
O profissional de Lean ou Sistema Toyota que sai do mundo da manufatura e vai para o administrativo, tende a ter algumas dificuldades, como a interação dentro desse processo.
Um grande conhecedor de Lean ao visitar a fábrica para analisar o processo, leva as suas ferramentas para anotações, percorrendo a fábrica durante um dia e conversando com algumas pessoas. Assim, ele identifica os grandes desperdícios e oportunidades, tais como estoque parado, desbalanceamento, problemas de qualidade e de falta de padronização.
Colocando este mesmo profissional altamente experiente num ambiente administrativo, com as suas ferramentas, ao final do dia ele terá dificuldade para entender o processo. Isso acontece porque a pessoa do administrativo executa diversas atividades simultâneas, telefonemas, reuniões, interações entre áreas etc. O profissional só conseguirá avançar se houver o total engajamento dos atores, visto que a maioria dos processos administrativos acontecem dentro da cabeça das pessoas, sendo esse o primeiro grande desafio.
O segundo grande desafio é trabalhar com diferentes profissões do mundo administrativo, que conhecem pouco ou nada de engenharia, como a área de humanas, contabilidade, tecnologia, compras e economia.
Estas formações, vindas de escolas diferentes, trazem formas diferentes de pensar, mindsets diferenciados, de forma que o profissional precisará entender que eles enxergam o mundo de outra realidade, sendo que o respeito é primordial.
Outras diferenças entre os mundos da manufatura e o do administrativo são o nível educacional e o nível de formação da equipe envolvida.
Por fim, outro grande desafio para que um profissional de Lean voltado à manufatura migre para o administrativo, é a quantidade de técnicas necessárias. No administrativo, o número de técnicas e metodologias necessárias para tornar um processo enxuto é menor que na manufatura; o mapeamento do fluxo de valor em eventos kaizen costuma ser o primeiro movimento. No entanto, os desafios para envolver as pessoas são maiores.
Soluções: Lean Office, Sistema de Produção e Operações